「チャットワーク」にクライアントも参加し、コミュニケーションミスが低減

岡村雅信氏（ダイヤモンドメディア株式会社 COO/プロデューサー）

――情報共有には、どのようなツールを使っていますか？

岡村（ダイヤモンドメディア株式会社 COO プロデューサー）：
　会計系の処理には「MFクラウド会計シリーズ」を使っているので、メンバーはみんなリアルタイムに数字を見ることができます。顧客情報や案件管理、外注費のデータなどは「kintone」でデータベースを作り込んでいます。最近は「Sansan」も使い始めましたね。それと、移動時間や会議など、メンバーが何にどれだけの時間を使ったかというデータを「レイバー」と呼んでいるのですが、これは「Google スプレッドシート」を使って入力と集計をしています。

ダイヤモンドメディア社の定量的マネジメントを支えるITシステム図

　これらが定量的なデータの可視化の役割を果たしていて、コミュニケーションなどの「定性的なマネジメント」を可視化するためのインフラとしては、「チャットワーク」が全員共通で使うツールです。他に、新規事業のプロジェクトのやり取りには「Slack」を使い、業務やプロジェクトによってプロジェクト管理ツールやWikiのようなものも使っています。

――「チャットワーク」はどのように使われているのでしょうか。

岡村：
　用途に応じてグループを作っていますが、全員が入っているのは「全メンバー連絡用」、「電話の伝言窓口」、「管理部門とのやり取り」というグループですね。あとは、新規のプロジェクトが立ち上がるとそのためのグループを作り、メンバーをアサインするという形で使っています。

――メールは使わないのですか？

岡村：
　社内では使いませんね。「チャットワーク」はメールの進化版というイメージです。メールのようにひとつひとつ確認して、それに返信して……、というタイムラグがなく会話ができるので、自然とコミュニケーション頻度が高まり、コミュニケーションミスも減るんです。

　外部の人も簡単に登録できますし、シンプルでITに慣れていない人でも使いやすいので、プロジェクトが始まるとクライアントさんにも登録してもらいます。以前、一緒にプロジェクトをやる会社さんが別のグループウェアを用意してくれていた時などは、慌てて止めに行って「チャットワーク」を導入してもらいました（笑）。機能の一覧だけ見比べても分からないのですが、実際に使ってみると、グループウェアによってコミュニケーションのしやすさは全く異なるんですよ。

――他のグループウェアと比較した上で「チャットワーク」の導入を決めたのですか？

岡村：
　当時あったものはだいたい試してみて、その中で「これだ」と。社内SNS的なものもありますが、Facebookのようにひとつの投稿にコメントが付いていくという形だとコミュニケーションが活性化しづらいんです。未読・既読の表示なんかも必要ないですし。