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資料作成の質を高める5ステップ

資料の体裁ルールを決める(Step4:作込・実践編)

連載「資料作成の質を高める」:第7回

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 意味の分からない資料、意味は分かるけど腑に落ちない資料、腑に落ちるけど行動に移せない資料。このような資料はすべて失敗です。「準備」「設計」「手書」「作込」「仕上」の5ステップで失敗を避けることができます。前回は、パソコンを使った資料化(ステップ4:作り込み)の「考え方」について説明いたしました。今回は、具体例を用いてパソコンで資料化する際の「体裁ルール(テンプレートや配置など)」について説明します。

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パソコンで作り込む際に知っておくべき3つのこと

 前回、パソコンで作り込む際に知っておくべき3つのことについて説明しました。

  • 体裁ルール(フォントや色、配置など)を決める
  • 用語集(用語定義・言い回し集)を作る
  • いきなり100%を目指さず3ステップで徐々に作り込む

 体裁ルールとして決めるのは、たとえば以下の5つです。

  • 資料のサイズ
  • 資料のテンプレート
  • スライドの配置パターン
  • 配色
  • フォント

 前々回の記事と同じ事例を使い、もう少し具体的に「資料の体裁」について説明します。

 入社3年目のAさんは、次年度の広告予算の承認を部長から得るため、資料を使って説明することになりました。今回の会議で、広告効果があることを納得させなければなりません。残念なことに一度説明に失敗しています。後がありません。

タイトル

 すでに、手書きの資料のドラフト(下書き)まで出来上がっています。

タイトル

 後はパソコン(パワーポイント)を使って、資料を作り込むだけです。作り込む前に、資料の体裁ルールをある程度決めておきます。今回は、以下の3つについて説明します。

  • 資料のサイズ
  • 資料のテンプレート
  • スライドの配置パターン

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「資料のサイズ」を甘く見るな!

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この記事の著者

高橋 威知郎(タカハシ イチロウ)

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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