連載・コラム 資料作成の質を高める5ステップ

資料の手書きをベースにPCで作り込む(Step4:作込)

連載「資料作成の質を高める5ステップ」:第6回

 意味の分からない資料、意味は分かるけど腑に落ちない資料、腑に落ちるけど行動に移せない資料。このような資料はすべて失敗です。「準備」「設計」「手書」「作込」「仕上」の5ステップで失敗を避けることができます。どんなに内容が素晴らしくストーリーが面白くても、パソコンで作った資料が見苦しいと足を引っ張ります。今回は、パソコンを使った資料の作り方について説明いたします。

[公開日]

[著] 高橋 威知郎

[タグ] ビジネススキル 資料作成 プレゼンテーションスライド

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資料作りは“一粒百行”

資料作りは“一粒百行”

 どんなに内容が素晴らしくストーリーが面白くても、見苦しい資料は足を引っ張ります。ビジネスで、芸術的な資料や文学的な資料を作る必要はありません。そのような要素はあっても良いですが、絶対ではありません。足を引っ張らない程度の資料をサクッと作りたいものです。

 昔私はパソコンでいきなり資料を作ったほうが「速くて効率的」だと勘違いしていました。当時パソコンでいきなり作った資料は、「最初の方のページ」と「後の方のページ」で何かが微妙に異なる問題だらけの資料でした。たとえば、フォントが微妙に異なる。色使いが微妙に異なる。言葉づかいが微妙に異なる。さらに、それを修正するのに時間がかかる。それだけではありません。分かりやすく修正しようと思いドツボにはまる。たとえば、色をたくさん使いかえって分かり難くなる。1枚のスライドに情報量を詰め込み過ぎ、余白も少なくパッと見でうんざりする。そのようなことを避けるために、あらかじめ決めておけることは決めておき、徐々に作り込んでいきます。

 パソコンで作り込む際に知っておくべき3つのことです。

  1. 体裁ルール(フォントや色、配置など)を決める
  2. 用語集(用語定義・言い回し集)を作る
  3. いきなり100%を目指さず3ステップで徐々に作り込む

 次のページから、それぞれについて説明していきます。

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