導入コストも、業務フローの変更も、ミニマルに電帳法対応を実現

　まずは最小の変更で電子帳簿保存法に対応した「一般財団法人 日本塗料検査協会」の例をご紹介します。

• 事業内容：塗料および塗料材料の評価に関する調査・研究
• 従業員数：55名
• 保管対象の書類：請求書（受領）、領収書（受領）、オンラインバンキングの明細（ダウンロード）

保管対象書類の洗い出し

　電子帳簿保存法に対応する書類の候補の洗い出しを行ったところ、既存のシステムでは対応が難しい下記の4種類の書類が候補となりました。

• 見積書
• 請求書
• 領収書
• オンラインバンクの明細

　このうち、請求書、領収書、オンラインバンクの明細は重要書類に該当するため、保存対象にすることがすんなりと決まりましたが、悩んだのは見積書を対象に含めるかどうかでした。検討を進めた結果、紙で保管している間も必須にしていなかったこと、すべての見積書を対象に含めると現場の負荷が上がることから最終的には候補から外し、請求書、領収書、オンラインバンクの明細の3種類で運用を開始することにしました。

ペーパーレス化は断念し電子取引情報に限定

　スキャナ保存制度にも対応して、ペーパーレスまで持っていくことも検討しましたが、情報システム部門のような専任部署がなく、業務のデジタル化を推進できる人員がいないこと、紙業務で慣れている現場のことを考えると、このタイミングで既存業務を大きく変えるところまでは難しいという判断をしました。まずは電子取引情報の保存に対応するという方針で進めることにしたのです。

現場の負荷を上げない運用を実現

　運用の検討で重要視したのは、現場の負荷を上げないことです。そのため業務は従来通り紙で進め、電子取引に該当するものは社内のファイルサーバに置く運用にしています。ファイルサーバに保管するというアクションは増えたものの、その他の業務は変えていないため、混乱や負担は少なく運用を開始できています。

シンプルな運用を最小のコストを実現できるシステムを選定

　運用の検討と並行して対応システムの検討も行いました。当初は既存システムを拡張して対応する方向で検討を進めていたものの、既存システムの拡張では引き落としなど請求書が届かない取引情報を保管できないため、外部サービスの利用を決定しました。

　対応システムを検討する上で重視したのは、シンプルに運用できることとコストを最小限にすることです。OCRやPDFなど電子文書を得意とする複合機メーカーのサービスも検討したのですが、従来の文書管理システムは高価で、大規模なシステム導入になり費用対効果が合いませんでした。いくつかサービスを検討しましたが、最終的には必要十分な機能を備え、安価に導入が可能なサービスを選びました。