会議の成否は始まる前に決まる、事前の準備は徹底的に！

　ファシリテーションを進めるステップは大まかに「準備する」→「開始する」→「発展させる」→「結論を出す」→「次につなげる」→「フォローする」の6つに分けられる。このうち最も大切なのは会議・打ち合わせの前に情報を収集する準備のステップだと太田氏はいう。

　ファシリテーターの役割を単なる会議の進行係だと思っていたら、これは少々理解しにくいかもしれない。太田氏はこう説明する。

ファシリテーションの語源は、（複雑な状態を）容易にするということ。何が問題か、何がしたいか、できるだけ解きほぐし、頭だけではなく人間関係であいつは許せないといった心理的な抵抗も含めて、 事実とコミュニケーションのレベルで問題を解決して物事をスムーズに前に進める。それが我々が普段考えているファシリテーションです。

　問題解決までを視野に入れたファシリテーションの準備は、会議の議題を参加者に事前に連絡するといったルーティン的な作業にとどまらない。何らかの提案があるなら、その提案者に意図を確認する。関連の事実関係を調べてコスト、メリット、リスク、可能性などを整理して、会議の論点、目的、ゴールを設定する。そのまとめを事前に目的とアジェンダとともに共有して、参加者の気持ちが議論に向かうよう働きかけてから実際の会議に入る。

　こうした入念な会議の設計があってはじめて質の高い議論が展開できるわけだが、太田氏は「あたりまえと思いながらも、たいていの会社がやっていない」と指摘する。成果に結びつかない会議が多いと感じているなら、その準備のしかたを今一度振り返ってみる必要がありそうだ。