会議を停滞させる“記録ロス”
毎日のように行われる会議。その会議が不毛に終わってしまうことは無いだろうか？
例えば、
- 時間ばかりかかるが、結論がでない
- 同じ議論が何度も繰り返されて、建設的な話し合いができない
- 話し合った内容が次のアクションに結びつかない
このような課題の多くは、実は「会議の記録」に起因するところが大きい。
- そもそも、会議の記録がとれていない
- 参加者が同じ記録を共有できていない
- 大事な情報がわかるように記録できていない
こういった、“記録ロス”の状態では、どんなに素晴らしい会議を行っても、創造的な活動を行うことは難しいだろう。
記録の役割にも変化が！
それでは、どのような記録があれば創造的な会議に役立つのだろうか？
例えば、次のアクションを見つけることが目的の「アイデア発想会議」の場合。話し合いの経緯や、アイデアのビジョンイメージの記録があるかどうかで、参加者の結論への理解度、思い入れの度合いが大きく異なってくる。
- その検討の経緯の中で、どんな分岐点があったのか？
- ヒラメキの背景には何があったのか？
- どんなに熱い場だったのか？
- 何が大事なポイントだったのか？
このような記録がとれていれば、創出されたアイデアは力強く展開されるだろうし、また、失敗した時にどこまで戻って再スタートすれば良いのかが、判断しやすくなる。
創造的な話し合いの場で、次のアクションを生み出すためには、エビデンスとしての議事録にはない、エモーショナルで、ナラティブ（叙述的）な記録が必要なのだ。
