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「改正電子帳簿保存法」の概要と企業の対応──「2年間の経過措置」を踏まえた検討・運用スケジュール

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改正電子帳簿保存法の概要

 電子帳簿保存法とは、1998年にスタートした法律で、紙で保存することが義務付けられていた国税関係の帳簿や書類を電子化して保存する際のルールを決めた法律です。

 現在まで様々な改正が行われていますが、2022年1月1日に施行される今回の改正では、電子取引情報(PDFで送付・受領したりウェブサイトからダウンロードしたりする見積書や請求書等)の保存のルールが変わり、全事業者が電子帳簿保存法の要件に沿って保存することが求められるようになります。

 今回の電子帳簿保存法の改正内容について詳しく確認していきます。

 電子帳簿保存法では、対象を「帳簿」「書類」「電子取引情報」の3つに分類しています。今までは、3つ目の電子取引情報も印刷して紙保存が認められていたのですが、2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引情報を印刷しての紙保存が禁止され、電子データとして法律の要件に沿った形での保存が必要になります(経過期間については後述)。

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」をベースにDeepwork社で作成
画像クリックで拡大表示

 「電子取引情報」と聞いてもピンとこない方も多いかと思いますが、電子帳簿保存法上の電子取引情報は、下記のように定義されています。

  1. 電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
  2. インターネットのホームページからダウンロード・スクリーンショットした請求書や領収書等のデータ
  3. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  4. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
  5. 特定の取引に係るEDIシステムを利用
  6. ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  7. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

 つまり、取引先とやり取りする情報のうち、紙でやり取りするもの以外は、ほとんど「電子取引情報」に該当するということです。

 今回の改正では、これらの情報の保存方法について4つの要件を守ることが求められています。

  1. 使い方がわかる資料を備え付ける
  2. すぐに確認ができるようにモニタを備え付ける
  3. 検索要件に対応する
  4. データの正確性を担保する

 このうち、1と2については税務調査時に使い方がわかりすぐに確認できる状態にしておくためのものなので、特に悩むことはないと思います。一方、3と4は対応の検討が必要です。

「検索要件」への対応

 3の検索要件への対応では、日付・金額・取引先の3項目について、範囲の指定や組み合わせ検索が必要となるのですが、システム導入をせずに対応する回避方法も2つ用意されています。

  • 税務職員の求めに応じて一括ダウンロードできるようにし、ファイル名に日付・取引先名、金額を入れる(例:20221031_(株)国税商事_110000.pdf)
  • 表計算ソフトなどで索引簿を作成し、ファイルと関連付けておく

「正確性の担保」への対応

 正確性の担保では、下記4つのいずれかの措置を取る必要があります。

  1. タイムスタンプが付与された書類を受け取る
  2. 受け取った書類にタイムスタンプを付与する
  3. 訂正削除の記録が残る/訂正削除ができないシステムを利用する
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける

 このように、電子取引情報の保存には細かくルールが決められており、すべての事業者にて何らかの対応が必要になるのです。では、企業はどのように対応していけばいいのでしょうか。

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この記事の著者

横井 朗(ヨコイ アキラ)

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