オートメーションで組織のガバナンスを同時に強化する
では、経費精算のDXを実現するために必要なものとは何だろうか。マネーフォワードは、①経費精算のDXを実現できるプロダクト、②業務整理からサポートを行い、安定稼働まで併走する導入支援体制が必要であるとし、実際に提供している。
①を実現するプロダクトとは、クラウド経費のことである。その特徴は「オートメーション 」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の3つで、これらの特徴が組織の生産性向上とガバナンス強化を同時に実現することで、経費精算業務が自走するようになるという。
それぞれの特徴を詳しくみてみよう。まずは「オートメーション」、つまり入力の自動化だ。効率的な経費精算を行う上では必須の機能だろう。
クラウド経費では、たとえばモバイルSuicaやPASMOといった交通系ICカードはもちろん、クレジットカードなど2,500以上（2023年10月時点）のサービスと連携することで、決済データから自動的に経費精算に必要な情報が登録できるようになっている。そのため、申請者によるデータ入力は不要だ。
データが連携できない場合にも、OCR機能やオペレーター入力機能を使うことで、経費申請が効率化できる工夫が凝らされている。一部サービスについては明細に加え、領収書の画像データも自動で取得できるようになっており、電子領収書をダウンロードして印刷し、システムにアップロードするといった手間も解消。徹底的な自動化が図られている。
「オートメーションは特に必須の機能です。手入力を可能な限りゼロにすることで、単に申請者が楽になるだけでなく、承認者のチェック工数削減や正確な経費精算の実現につながります。つまり、オートメーションによって組織のガバナンス強化を同時に実現できるのです」
ちなみにクラウド経費は、インボイス制度への対応にもオートメーション機能を活用している。たとえば請求書をアップロードすると、国税庁の公表サイトと照合し、適格請求書かどうかを判定するといった具合だ。
ペーパーレス化時代の新たな懸念点にも対応
次に、2つ目の特徴である「ペーパーレス」。特に重視しているのは画面のUI設計で、ユーザーがいかに効率良く電子承認を行えるかどうかを意識している。たとえば複数の証憑データがあった場合、一つひとつ画面を遷移して証憑を確認するのではなく、スクロールしながら一括で確認できる仕様になっている。領収書画像と明細データを一目で確認可能なUIにすることで、電子承認作業の効率化を図っているのだ。
なお、ペーパーレス化した電子申請の場合に起こり得るのが、経費を重複申請してしまうことだ。これは紙運用の場合には起こらない、新たな懸念点である。しかしクラウド経費は、仮に重複申請が発生したとしてもアラート機能がそれを防止する仕組みとなっている。
また、承認者側で修正した内容は自動的にログが残り、申請者が確認できる仕組みも備えている。たとえば新入社員が経費申請の方法を間違えるといったことはどの組織でもあるだろうが、なぜ間違えたのかをログで都度知らせることによって、正しい経費精算処理を促すのである。クラウド経費内にチャット機能も備わっているため、申請者、承認者、経理担当者は別のチャットシステムを使うことなく、同サービスの中でコミュニケーションを完結できるのも利点だ。
