経費精算の振込依頼がワンクリックで
次に、3つ目の特徴である「キャッシュレス」。従来は手動で行われていた振込データの作成やインターネットバンキングへのアップロードといった作業が、システムによって自動化される。
経費精算の振込依頼がワンクリックで完了する点がポイントで、振込処理の工数削減と同時に不正抑止も実現。「マネーフォワードビジネスカード」という法人向けのビジネスカードを利用することで、立替経費自体をなくし、ビジネスカードの決済データをクラウド経費に自動連携して、入力工数を削減することも可能だと大堀氏は説明する。
「オートメーション」「ペーパーレス」「キャッシュレス」という特徴を併せ持つクラウド経費。同サービスを導入した企業は、元々の経費精算業務でどのような課題を抱え、クラウド経費の導入でそれをどう克服したのだろうか。大堀氏は3つの事例を紹介した。
ある大手小売企業では、営業職の社員が高速道路を利用する際、ETCの利用証明書を1枚ずつ台紙に糊付けして経費申請しており、そのためにかなりの工数が割かれていた。さらに利用証明書の原本は各現場が手元で保管しなくてはならず、保管コストも膨らんでいたという。そこで同社はクラウド経費を導入。ETCの利用情報が自動で連携されるようにした。これにより、経費の申請工数を大幅に削減すると同時に、ペーパーレスな運用を実現している。
また、ある建設・不動産系の会社では、営業活動で車を利用することが多く、駐車料金の精算のために領収書を1枚ずつ手書き伝票に書き出すことに多くの工数・時間を使っていた。この課題を解決するためにクラウド経費を導入し、オペレーター入力機能によって、申請者は領収者をスマホで撮影し送信するだけで経費申請が完了するようになったそうだ。同時に、入力ミスによるやり直しの作業時間も削減できた。
最後にもう一社、大手小売企業の事例。この会社では、店舗の従業員が出張する際の交通費・宿泊費を立て替えるために、店舗で現金を保管することにしていたものの、その管理や両替手数料に頭を悩ませていた。そこで、クラウド経費とマネーフォワードビジネスカードを併用することで立替経費そのものをなくし、キャッシュレス化を実現。現金管理の手間が一切なくなったとしている。
