複数のクラウドサービスを柔軟に使いこなせば上手くいく

――実際に郡上八幡のオフィスに勤務されるようになって、仕事への支障等はなかったですか。具体的なツールの使い方など、教えてください。

佐藤：
思った以上にまったく不自由はないですね。まず拠点間の会議や打ち合わせはWeb会議サービス「V-CUBE ミーティング」を使って行っています。資料の共有は、会議前にメールで資料を送っておいたり、その場で画面共有したり、必要があればGoogle ドライブで資料を見ながら互いに書き加えることもあります。ペーパーレスなので資料の管理も簡単ですし、会議の記録とともに共有されるので快適ですよ。

会議の他に、個人的には管理職としての「決済」という仕事があります。まず勤怠については、勤怠管理システム「CYBER XEED就業」を活用して、タイムカードの確認と承認を期日ごとに行っています。ほぼリアルタイムに管理ができるので、期日ごとというより「ちゃんと休んでいるだろうか」など、メンバーの状況を知るのにも役に立っています。

またワークフローについては「サイボウズ Garoon3」を使っており、出張の申請などをWebブラウザ上から作成しています。処理状況についてはPC、モバイルから確認できるのでスムーズに把握、承認ができるので。本部長である私自身がボトルネックになることはまずないですね。他にも旅費交通費精算は「チームスピリット」、稟議・申請関係は「Salesforce」上に構築したワークフロー、人事評価系は「あしたのチーム」をそれぞれ使っています。こんなふうに、ほとんどの業務についてクラウドシステムが揃ってきているので不便を感じたことはないですね。

もし、疑問や相談したいことがあれば、気軽にビジネスチャットやWeb会議システムでアプローチして、画面越しにやりとりすればいいわけです。リアルでも「今話しかけていいかどうか」を判断してから席を立って行きますよね。同じようにテレビ会議システムの画面上で相手の様子を見てからビジネスチャットで話しかける感じです。むしろリアルに同じフロアにいるときよりも、タイムリーにコミュニケーションができるようになったように感じます。

――なるほど、クラウドサービスの組み合わせとして参考になります。テレビ会議、Web会議とチャットというコミュニケーションシステムがあって、それを軸に様々なツールがつながっているイメージでしょうか。

佐藤：
そうですね。コミュニケーションシステムを軸にして、何をどう話し合ったのか、どんな資料があるのかなど、トレースできるのは大変便利です。かつては資料や打ち合わせ、決済や稟議等がバラバラにあって、頭の中で統合していたと思うのですが、コミュニケーションシステムを軸に情報統合できるので、自分だけでなく他の人と共有する際にも大変有効です。