事業部門と法務部門の協力が必要な契約プロセスの再構築

　前回、契約マネジメントは様々な要素から構成されるという話をしました。これを企業の契約業務という視点から整理すると、企業が契約マネジメントを実践するためのアプローチとして、以下の2つが見えてきます。

• 契約プロセスの構築・アップデート
• 契約管理基盤の構築

　1つ目は、それぞれの企業にとって最適な契約プロセスの姿を構築、またはアップデートをするという方法です。

　1つの契約が成立するまでには、事業部が取引先と交渉をしつつ、事業部と法務部門とがやり取りをするという三者構造が生まれます。そして、企業内の契約プロセスの主な流れは、契約に関する相談→契約書作成・修正→社内稟議・決裁→契約締結→契約書管理となるのが一般的です。

　多くの企業は、相談をメールやチャットツールで受け、Wordなどの編集ソフトで契約書を作成・修正します。そして、ドラフトは個人のPCや共有サーバーで管理、社内稟議は稟議書を回したり汎用ワークフローシステムを使ったりという対応をしているはずです。その後、契約書を郵送でやり取りし、締結済みの契約書はファイリングするとともにスキャンしてデータベースに保管しつつExcel等で作った台帳で管理しているのではないでしょうか。

　この一連のフローには、

• 各プロセスにおいて用いるツールがばらばらで、情報が散らばってしまう
• 契約と経緯が紐づかないため、担当者変更やトラブル対応のためにあとから契約書や関連情報を振り返ろうとしても、必要な情報にたどり着くのが難しく手間が重なる
• 契約プロセスが開始してから契約締結をするまでに時間がかかり、取引相手を待たせてしまう

といった問題点があります。したがって、このようなフローから契約プロセスを構築もしくはアップデートするのであれば、

• 使うツールをできるだけまとめる
• 契約書とそれに紐づく関連情報が“自然と”紐づく形にする（手動でログを残す形にすると手間が発生するため、経緯がそのまま保存できるようになるのが望ましい）
• 一つひとつのプロセスがどのような目的で行われているのかを再検証し、省力化できるものはプロセス自体を再設計する

といったポイントをおさえることが有用です。